IT-Partnering i praktiken: revolutionerar svensk idrott

Fem specialförbund inom svensk idrott tröttnade på undermåliga IT-system och tidskrävande manuella arbetsuppgifter. De gick samman och tog fram en gemensam kravspec, i nära partnerskap med IT-bolaget Candidator. Skidskytte, skyttesport och cykling var först ut med att rulla ut systemet. ”Detta kommer att revolutionera svensk idrott och visar att vi kan vara lika professionella när det gäller hur vi sköter vår verksamhet som hur vi sköter det sportsliga uppdraget”, säger Lena Alfvén som är generalsekreterare på Svenska Cykelförbundet.

Moderna IT-system inom idrotten gör att svensk idrott kan fokusera ännu mer på det sportsliga. Här spurtar svensken Emil Linde förbi sin konkurrent och tar guld i mountainbike-EM 2016 i Huskvarna.
Foto: Valentin Baat/Svenska Cykelförbundet

 

Det hade aldrig varit möjligt att genomföra detta projekt på ett ”traditionellt” sätt, medkunden på ena sidan och leverantören på andra, berättar Svenska Cykelförbundetsgeneralsekreterare Lena Alfvén. Lena som var ny på sin post hade tidigare arbetat inomnäringslivet och kunde notera att det fanns ett visst motstånd mot att ta in externa konsulterinom idrottsrörelsen. Nu krävdes en metod som gjorde beställarna trygga och förvissade omatt detta skulle bli bra och inte ”kosta skjortan”.

– En viktig framgångsfaktor är själva arbetsprocessen som Candidator leder oss igenom. Det känns verkligen som att alla förbund gör detta tillsammans. Vi har fått det som vi har förväntat oss och lite till. Dessutom till ett attraktivt pris, säger Lena Alfvén.

Jonas Lekman är kundansvarig på Candidator och är mannen som tog kontakt med idrottsförbunden. Som passionerad tävlingscyklist och engagerad i idrottsrörelsen hade han redan kommit nära problemen.

– Många ”drunknade” i administrativa uppgifter, helt i onödan. Tekniska lösningar fanns men det krävdes att man gick till botten med detta och tog ett helhetsgrepp om problemen, säger han.

De system som fanns var många gånger hemmasnickrade och hängde inte ihop med varandra. Det kunde finnas ett system för medlemsregister och licenser och ett annat för tävlingsadministration. Klubbarna fick dessutom själva göra jobbet med att registrera licenser och göra anmälningar till tävlingar med mera vilket naturligtvis var mycket tidsödande.

– Men den största utmaningen var att vinna kundens förtroende med vår process. Vi ville visa att vi tänkte långsiktigt. Skulle vi istället ha tänkt kortsiktigt och utgått från en traditionell modell där vi tagit betalt från dag ett, ja då vågar jag påstå att projektet inte hade blivit av. Det finns en trovärdighet i att visa att vi också utsätter oss för en risk. På lång sikt är vi båda vinnare”, säger han.

De nya IT-verktygen blir nu tillgängliga för inte mindre än 300 000 medlemmar inom skyttesport, segling, skidskytte, konståkning och cykling.

Och en stor del av jobbet med registreringar och anmälningar har nu flyttats över till de aktiva.

– Nu är det medlemmarna och de aktiva som själva får ansvaret för att registrera sig i systemen när det gäller medlemsregistering, licenser, tävlingar med mera. Detta sparar ofantligt mycket tid åt oss och frigör resurser så att vi kan fokusera ännu mer på det sportsliga och vårt uppdrag för sporten, säger Lena Alfvén.

Satsningen som dessa specialförbund gjort sprider sig nu runt om i föreningssverige. Ett flertal andra förbund har redan visat intresse för systemet och det finns planer på att sälja systemet vidare och på så sätt få tillbaka en del av investeringen som är gjord.

 

Fakta: IT-Partnering

  • Ett affärs- och samarbetsupplägg inom IT
  • Skapar verklig win-win mellan kund och leverantör
  • Bygger på långsiktighet och tillit
  • Fokuserar på resultat och utgår från att båda parter ska vara nöjda
  • Skapar förutsättningar för innovation och förändringsarbete
  • Bör förankras högt upp i organisationen
  • Inleds med en IT-partnering workshop