Checklista: Behovsanalys inför företagets digitalisering

Hur vet du vilka IT-lösningar som ska prioriteras i digitaliseringsprocessen? Behöver hela organisationen få tycka till om beslutet? Vi ger dig en checklista att använda för att identifiera rätt lösningar för just er!

Följ checklistan steg för steg eller använd den som ett underlag när du utvärderar era digitala behov.

Kartlägg nuvarande processer

Ditt första steg bör vara att kartlägga era befintliga processer, högt som lågt. Var lägger ni mest tid idag och var uppstår mest problem? Det kan vara allt ifrån krångel med skrivaren till programvaror som behöver uppdateras eller svårigheter med att nå viktiga dokument på språng.

Stäm av behovet internt

Det finns inte alltid utrymme för att lyfta problem som uppstår i den dagliga verksamheten, såvida det inte är något som påverkar många olika funktioner. Vid behovsanalysen bör du därför ta tillfället i akt att lyssna in hela organisationen, både från formella och informella ledare och ansvariga. Troligtvis har personen som arbetat på företaget i många år sett vilka processer som brustit över tid, medan nyanställda kan bidra med inspel från andra verksamheter och processer.

Ta in ett bollplank

Även om digitaliseringen måste ske på ditt och företagets initiativ, är det svårt att genomföra det helt ensam. Koppla alltid in en extern part med erfarenhet från andra bolag och som kan agera bollplank i diskussionerna. En sådan person ställer troligtvis andra frågor än vad du själv hade gjort, just för att han eller hon inte är lika låst till hur verksamheten ser ut och fungerar idag.

Identifiera detaljerna

Det blir ofta en väldigt generell diskussion när vi talar om digitalisering, eftersom begreppet kan inbegripa så många olika faktorer. För att återknyta till vår första punkt vill vi därför återigen uppmana till att identifiera detaljerna. I det här skedet handlar det dock om att bena ut vilka detaljer som väger tyngst i den information du har hämtat in från organisationen och ert bollplank. Vilka punkter är återkommande? Vad stjäl mest tid och energi för företaget idag?

Glöm inte kunder, partners och leverantörer

En digitaliseringsprocess ska alltid utgå ifrån företagets behov och nuläge. Samtidigt är det viktigt att inte glömma bort de kunder, partners eller leverantörer som ni arbetar med. Hur kan du underlätta era gemensamma processer på bästa sätt? Vilka IT-lösningar som du genomför hos er internt påverkar även personer externt? Här har du chans till att investera i lösningar som både effektiviserar era processer, men som även stärker företagets varumärke och kundnöjdhet. Många gånger får företag mest “bang for the bucks” när de lyckas identifiera de små tidstjuvarna som utförs på daglig basis, snarare än när de genomför en “övergripande” digitalisering. Ta tid på dig i behovsanalysen och finn nycklarna som ger mest effekt, även på längre sikt.

I vår guide “Steg för steg: Implementera framtidens IT-lösningar” hjälper vi dig genom nästa steg – implementeringsfasen. Ladda ner den kostnadsfritt!