HR-chef – så lyckas du samarbeta med IT-avdelningen

Har du tröttnat på att inte få gehör från dina kollegor på IT? Arbetar ni sida vid sida, men sällan med varandra? Här ger vi dig tips för att kravställa IT-avdelningen, så att ni kan arbeta mer effektivt, tillsammans!

IT och HR är traditionellt sett två avdelningar som har lite gemensamt och ofta bara kommunicerar när en dator krånglar eller en skrivare tappat kopplingen till nätverket. Kort sagt arbetar de ofta sida vid sida, men sällan tillsammans och mot ett gemensamt mål. Men måste det se ut så här?

Svårt att samordna avdelningarna

När en ny medarbetare tillträder förväntas verktyg som datorn, telefonen och uppkopplingen fungera. Samtidigt är detta saker som alla kräver ett engagemang från flera kompetenser internt, inte minst IT-avdelningen. För dig som är HR-chef kan det säkerligen upplevas som frustrerande och ineffektivt, eftersom du förväntas ge rätt instruktioner kring program och hårdvara som du själv är obekant med. Här finns det dock hjälp att få!

 

Idag finns det flera smarta IT-lösningar som var för sig eller tillsammans möjliggör snabbare kommunikation och bättre samarbete mellan skilda avdelningar. Med hjälp av dessa lösningar öppnas det även upp en möjlighet för dig som arbetar med HR, där du kan dela information om nya och befintliga medarbetares behov till andra avdelningar.

 

Låt oss ge ett exempel:

Karin är i färd med att anställa en ny ekonomiansvarig, Petter. I rollen kommer Petter att ha behov av en dator med särskilda licenser och programvara, en telefon med ett företagsabonnemang samt access till säkra anslutningar som fungerar på distans. Karin behöver därför prata med ekonomi för att få reda på behov och budget, för att sedan delegera ut uppgifter till IT, ekonomiavdelningen, den lokalansvarige och Petters närmsta chef. Troligtvis blir det hela lite rörigt eftersom Karins expertis inte ligger inom programvara eller IT och med stor sannolikhet kommer detaljer att missas – som IT-avdelningen får åtgärda i efterhand.

 

Förmodligen känner du igen dig i scenariot. Lösningar som blir ad hoc, en IT-avdelning som klagar över sena och ofullständiga beställningar och en frustration hos dig som försöker hålla ihop trådarna. Här behöver du med andra ord ställa krav! En effektivisering av HR-processen berör inte bara dig, utan även IT, ekonomi och medarbetarens nya avdelning.

 

Digitala verktyg för dig som är HR-chef

Så vad skulle kunna digitaliseras? Som exempel går det att standardisera datorernas installationer. På så vis kan IT alltid utgå ifrån en förutbestämd mall inför varje uppsättning, oavsett roll. Även kommunikationen kan såklart bli mer digital. Så fort den nya medarbetaren skrivit på sitt avtal kan du, digitalt, rapportera in personens roll. Ett bra system kan då direkt koppla vilka behov personen kommer att ha, liksom vilka avdelningar som behöver involveras i förberedelserna. Dessutom går det snabbt – missarna blir färre och informationen skickas samlad på ett språk som respektive avdelning förstår.

 

En digital HR-process som underlättar vid rekrytering eller rollbyten berör inte bara dig som är HR-chef, utan underlättar administrationen på hela bolaget. En investering med stor affärsnytta, minst sagt!