blev vår rekryteringsprocess digital (steg för steg!)

Som leverantör av IT-lösningar vore det nästan konstigt om vi inte hade funnit ett bra sätt för att digitalisera även rekryteringsprocessen. Idag sker därför de flesta delar av våra processer helt digitalt och vi har dessutom tagit hjälp av smarta IT-lösningar för en proffsig och effektiv onboarding. Här berättar vi hur det går till!

1. Sök och ansök online

Vi rekryterar flitigt och behöver således nå ut med våra annonser brett och ibland till väldigt nischade kompetenser. Men hur gör man det digitalt? Vår lösning blev att ta hjälp av ett digitalt rekryteringsverktyg. Via verktyget skapade vi en karriärsida där det både går att läsa mer om oss som bolag, ansöka till våra tjänster och dela våra annonser. Smidigt för kandidater som vill arbeta med oss och medarbetare som vill hjälpa oss att sprida ordet.

 

2. Ett system för hela processen

Via vår karriärsida får vi inte bara en plattform för att nå kandidater, utan även ett system för att hantera ansökningar. Kandidater kan välja att “connecta” med oss, eller skicka in en traditionell ansökan med CV och personligt brev. Oavsett hur de gör så får vi i HR-teamet omedelbart en notis, så att ansökan kan granskas. Därefter kan vi gå igenom och sålla ut vilka vi vill kalla till intervju.

 

3. All information på en plats

I systemet kan vi, utöver att lagra CV och ansökningar, även skapa notiser och kommenterar kring kandidaterna vi har i loopen. Vi i HR-teamet kan dessutom använda systemet för att skicka kandidatens information vidare till den tilltänkta avdelningschefen, som i sin tur kan kalla till slutintervjuer. När det sedan är dags för avtalsförhandling och kanske även kontraktsskrivning noteras detta (inklusive bilagor) i systemet. All information samlas helt enkelt på en plats!

 

4. Onboarding och förberedelser

När rekryteringsfasen är över går vi över i en onboardingprocess. Här tar vi hjälp av en annan smart IT-lösning, som hjälper oss att förbereda inför personens första dag på jobbet. Via systemet rapporterar vi in vilken roll den nya medarbetaren ska ha, var personen ska arbeta samt alla personuppgifter. På så vis underrättas berörda parter (IT-avdelningen, innesäljarna, avdelningen för lokalfrågor med flera) kring vilka behov den nyanställde har i sin roll, samt vad respektive avdelning behöver förbereda på sitt håll.

 

5. Första dagen på jobbet

När personen vi rekryterat gör sin första dag finns allt på plats. Rätt skrivbord, rätt stol, dator, telefon, tangentbord och headset. Dessutom är både datorn och telefonen rustade med rätt licenser, programvaror och access till nätverk och mail. Vår nya kollega kan därmed komma in i arbetet snabbt, utan att krångla med uppstart eller IT-problem. Organisationen i stort slipper även ad hoc-lösningar, eftersom all information har nått dem veckor i förväg.

Sedan vi gick över till en digital rekrytering- och onboardingprocess har vi minskat administrationen drastiskt och ökat nöjdheten bland såväl kandidater som medarbetare. Det blir helt enkelt mindre krångel, snabbare uppstarter och enklare att hålla koll på all information om kandidater och medarbetare. Och det tar inte slut där – efter att personen har kommit in i arbetet fortsätter vi att använda systemen för att spara information om exempelvis löneförändringar, anteckningar från utvecklingssamtal och adressbyten. Allt för att den närmsta chefen ska kunna utveckla medarbetarna, men även för att en ny person ska kunna ta vid om ursprunglig chef exempelvis slutar.